Organizar un evento se puede complicar bastante, convirtiéndose en una tarea monumental. No obstante, si sigues una planificación adecuada y estructurada, la puedes llevar a cabo de manera EFICAZ. Hoy, en esta guía completa, te contamos cómo organizar un evento paso a paso, asegurándonos de que no se pase por alto ningún detalle importante. ¿Empezamos?
Pasos a seguir para organizar un evento
¿Quieres organizar un evento con éxito? ¡No empieces la casa por el tejado! Veamos detalladamente cada uno de los pasos a seguir.
1. Elabora un Briefing
El primer paso para organizar un evento es la elaboración de un briefing. Este documento servirá como guía para todo el proceso de planificación y ejecución del evento.
¿Qué es un briefing?
Un briefing es un documento que recopila toda la información relevante sobre el evento. Incluye los objetivos, la audiencia, el mensaje clave, el tono y el estilo, así como los recursos necesarios. Este documento es esencial para alinear a todos los involucrados y asegurar que todos trabajen hacia el mismo objetivo.
¿Cómo elaborar un briefing?
Un buen briefing para un evento, siempre va a incluir lo siguiente:
Objetivos del evento. ¿Qué deseas lograr con este evento?
Audiencia o Público objetivo. ¿A quién va dirigido?
Mensaje principal a transmitir. ¿Qué mensaje clave quieres transmitir?
Recursos necesarios. ¿Qué recursos humanos y financieros necesitas?
Cronograma. ¿Cuál es el timing del evento y cuáles son las etapas de planificación y ejecución?
2. Concreta el presupuesto para el evento
Un presupuesto bien definido es CLAVE para la organización de un evento. Este paso te permitirá mantener el control sobre los gastos y asegurarte de que no sobrepases los límites financieros que hayas establecido, tanto aquí, como en el briefing.
¿Cómo definir el presupuesto?
Para definir un presupuesto adecuado, sigue estos pasos:
Lista de gastos: Identifica todos los posibles gastos, desde el alquiler del lugar hasta el catering, la publicidad, el caché de los ponentes, etc.
Prioriza los gastos: Determina qué gastos son imprescindibles y cuáles pueden ser ajustados en caso de que sea necesario recortar el presupuesto.
Ten un fondo para imprevistos. Nunca viene mal tener cierto dinero “de contingencia” por si ocurre algo que no esperabas.
3. Un programa detallado para evitar imprevistos
Aunque tengas ese fondo para imprevistos que os acabamos de comentar, siempre hay que tener un programa detallado para evitarlos lo máximo posible.
Para elaborar un programa detallado, debes apuntar, por lo menos, lo siguiente:
Agenda del evento: Crea una agenda que incluya todas las actividades del evento, desde la apertura hasta la clausura.
Responsables: Asigna un responsable para cada actividad. Esto asegurará que cada parte del evento esté bien gestionada.
Horarios: Define horarios claros y asegúrate de que todos los involucrados los conozcan y los respeten.
4. Define tu público objetivo
¿Conoces a quién te diriges? ¡Aplícalo al evento! Así, podrás adaptar el contenido a lo que más les sirve a ellos, e incluso la logística del evento.
¿Sabes más o menos que público tienes pero no sabes cómo definirlo? Ten en cuenta:
Análisis demográfico: edad, género, nivel socioeconómico… todo este tipo de datos.
Intereses. Una vez tienes claro el segmento de audiencia, debes investigar por qué se interesan más y qué necesidades tienen.
¿No es tu primer evento? Repasa todo el feedback de eventos anteriores que hayas realizado, y mejora el actual.
5. Fecha y lugar
Dos factores pueden influir en la asistencia y en la percepción que los participantes tengan del evento. Para elegir bien la fecha, ten en cuenta:
Disponibilidad del lugar. Al fin y al cabo, no eres el único que puede alquilar ese espacio, así que asegúrate de reservarlo cuanto antes, pero, antes, confirma que se ajuste a las necesidades de tu evento.
¿Qué clima hace en esa ciudad y en qué mes estamos? Si, por ejemplo, es un evento al aire libre, no escojas un mes en el que haya demasiado viento, o haga demasiado calor. Por eso, nuestro consejo es que siempre lo hagas en espacios cerrados, ya que lo puedes climatizar como convenga.
Cuidado con el calendario. Que no compita con otros eventos igual o más importantes que el tuyo en la misma fecha.
6. ¿Tienes ya tu lista de invitados?
Obviamente, una de las partes más fundamentales de esta lista. Si no tienes invitados, no hay evento. DEBES gestionar adecuadamente la lista de invitados para tener asegurada una mayor asistencia.
¿Cómo gestionar la lista de invitados?
Para gestionar la lista de invitados, sigue estos pasos:
Invitaciones: Envía las invitaciones con suficiente antelación, por lo menos, varias semanas, aunque nuestra recomendación es un mes. Asegúrate de incluir toda la información relevante, como la fecha, el lugar, el horario y el código de vestimenta (si lo hay).
Confirmación de asistencia: Solicita confirmación de asistencia, por ejemplo, por correo, para poder planificar adecuadamente.
Seguimiento: Haz un seguimiento de los invitados que no han respondido a la invitación. Esto te ayudará a tener una estimación más precisa del número de asistentes.
7. Confirma ponentes y patrocinadores.
Junto a los invitados, la parte más importante de la lista, especialmente si es una conferencia, un seminario, un webinar… este tipo de eventos que, sobre todo, ayudan a formar a la gente en su respectiva área.
Por supuesto, debes tener una idea de quienes van a venir y ya haberlos contactado anteriormente, ya que suelen ser una parte promocional bastante importante. Es una buena forma de llamar la atención, y se puede usar para algún CTA (call to action - llamada a la acción).
Una vez ya hayas contactado con ellos, simplemente negocia con ellos las condiciones de su participación, para que ambos estéis de acuerdo con los términos. Así, ya podéis formalizar un contrato y confirmar su asistencia.
8. Contrata un equipo audiovisual
Con contratar a un equipo audiovisual, me refiero, tanto a nivel de recursos humanos, como a nivel técnico. Cosas a tener en cuenta:
¿Qué requerimientos técnicos hay? Define claramente los requerimientos técnicos del evento, que, principalmente, son: sonido, iluminación, proyectores, micrófonos.
Investiga y contacta a proveedores de servicios audiovisuales. Haz unas cuantas búsquedas y compara las opciones.
Una vez ya tienes todo el equipo audiovisual. Realiza las pruebas técnicas necesarias antes de que empiece, así, nos aseguramos de que todo funcione correctamente.
¿Vas a hacer streaming? Comprueba que es posible emitir tu conferencia (conectividad, permiso de los ponentes, etc.).
9. Promociona tu evento
Si no lo promociones, ¿Cómo se va a enterar la gente de que tu evento EXISTE? Una estrategia de marketing es 100% necesaria si quieres que tu público venga. ¿Qué estrategias puedes seguir?
Redes sociales: Utiliza las redes sociales para crear expectativa y atraer a tu audiencia. Publica regularmente y utiliza hashtags relevantes, pero relacionados con la temática del evento.
Email marketing: Envía correos electrónicos a tu lista de contactos con información sobre el evento. Recomendación: úsalo también para añadir algún CTA, así, la gente también se puede apuntar directamente.
Google Ads u otra publicidad de pago: Invertir en publicidad pagada también puede ser una buena estrategia, tanto online, como en la misma calle. Nosotros, nos limitaríamos a Google Ads, y de forma puntual.
Colaboraciones: Colabora con influencers y medios de comunicación para ampliar el alcance de tu evento. Nuestra recomendación: usa influencers nicho del sector y que vayas a invitar a venir. También aprovecharíamos para hacer colaboración con los propios ponentes, y que ellos mismos también lo publiciten en sus redes.
10. ¡Mantén informado de lo anterior a tu equipo de eventos!
Puede que estés tú sólo en el evento si es algo más pequeño, o puede que no. De cualquier forma, hay que mantener informado al equipo, de forma constante, de cómo va avanzando todo. Cada uno, tendrá un rol (o varios, si estáis pocos).
El primer rol, es el responsable del evento, el Project Manager, que gestiona y supervisa todo lo posible (presupuesto, al mismo equipo, el marketing…). Otro, es el coordinador y planificador del evento, el intermediario entre los que lo organizáis, y el resto. Por ejemplo, el que se encarga de hablar con el equipo audiovisual, patrocinadores, ponentes, etc. Además, antes del evento, se encargará de desarrollar un cronograma, un timing del evento.
El rol del marketing y la parte creativa. Suele haber varias personas, y se encargan de banners, merchandising, publicidad, estrategias para promocionar el evento… Una vez haya empezado el evento, pueden ayudar con los stand e intentar conseguir patrocinios.
Por último, en un evento de tamaño mediano-grande tendremos un sinfín de personas (azafatos, camareros, seguridad..) que nos ayudarán con todo el desarrollo.
Con todo esto, ¡ya estás más cerca del éxito en tu evento! ¿Necesitas ayuda con tu evento? ¡Contáctanos sin compromiso, estaremos encantados de asesorarte!
Comments